O que um organizador de eventos faz no seu dia-a-dia?

O que um organizador de eventos faz no dia-a-dia?

Todo evento tem a sua ESTRATÉGIA que é basicamente o propósito daquele evento acontecer: o organizador vai buscar essa informação junto ao seu cliente, agência que faz a gestão da marca do cliente ou o organizador cria um projeto para vender essa estratégia.

Depois, ele começa a operacionalizar tudo que foi aprovado fazendo orçamentos e negociações para reduzir ainda mais o valor do projeto, faz acordos através de contratos, ajusta a estratégia junto a todos fornecedores, roteiriza, cuida de layout, faz provas, faz ensaios, constrói programações, cuida da logística, sugere novas soluções, faz reunião com comissões, captação de patrocínio, AQUI É A MAIOR PARTE DO TEMPO QUE O ORGANIZADOR PERMANECE, essa etapa depende de alinhar muitas pessoas com o propósito e ações do evento, geralmente essa fase dura de 02 meses a 1 ano dependendo do formato do evento.

O organizador também pode ser o responsável pela DIVULGAÇÃO ou contratar um parceiro para essa ação, onde vende-se ingressos, entregam-se convites, se faz confirmações de presença e demais ações.

Depois o organizador pode fazer ou contratar um PRODUTOR que nesta fase já recebe todas as orientações para montar o evento, ou seja, para materializar toda a etapa anterior. É nesse momento que o evento passa a ter forma, seja na montagem de cenários, estruturas em box, palcos, decoração, preparação de equipes e assim por diante.

Chegada a hora de REALIZAR o evento é necessário revisar todo cerimonial ou programação com todos os envolvidos e coordenar de forma que todos façam o que foi acordado para o sucesso do evento.

Após o EVENTO FINALIZADO é hora de emitir relatórios, encaminhar ou pagar fornecedores, fazer reunião de avaliação, fazer agradecimentos, enfim mais um período destinado a deixar todo o evento disponível para consulta futura do cliente ou para seu próprio portfólio.

Observe que essas também são as etapas da organização de um evento!!!